Porady len zo zvyku sú zbytočné

27.04.2008 10:21
Práca, zamestnanie
Ilustračné foto Autor:

Považujete porady s kolegami za stratený čas? Nikdy sa na nich nič nevyrieši? Tak potom zrejme bude chyba vo vedení porád, ktoré namiesto toho, aby splnili svoj cieľ, sú jednoducho nudné a zbytočne dlhé.

Porady by nemali byť len povinným stretnutím, ktoré treba povinne absolvovať, ale miestom, na ktorom sa jasne a stručne riešia dôležité problémy. Ako to však dosiahnuť? Zísť sa na jednom mieste, v rovnakom čase a s prioritným cieľom – rozhodnúť. Toto by malo byť zmyslom každej porady. V mnohých firmách sa však na porady chodí iba preto, lebo existujú.

Kedy má porada zmysel

"Ak je porada efektívna, môže trvať aj pol dňa a je to pre firmu dobrá investícia. Ak po hodinovej porade nikto nevie, čo a ako má následne urobiť, je to strata. Času aj peňazí,“ hovorí o skúsenostiach z praxe Eugen Finkei zo spoločnosti Management Trainig and Trading Centre v Trenčíne.

Keby si firmy spočítali čas všetkých prítomných na takýchto stretnutiach a vynásobili by to konkrétnou časovou mzdou, zistili by, koľko ich porada stála. Preto musí byť hodnota následných aktivít vo firme vyššia, ako sú náklady na poradu, čo sa dá zmerať vo finančných ukazovateľoch.

Aj preto sa čoraz viac kladie dôraz na efektívnosť porád. Na každej porade je dôležité tímové rozhodovanie, čiže rešpektovanie princípu spätnej väzby.

"Efektívna porada znamená, že sa dosiahne cieľ, ktorý sledovala. Ak nemá nijaký cieľ, od základu je neefektívna. Dĺžka porady závisí od predmetu, ktorý rieši, ale všeobecne sa pravidelné porady vedú maximálne do 2 hodín. Vedúci musí správne motivovať účastníkov k aktívnemu zapájaniu sa. Jeho úlohou je sledovať tak proces, ako aj obsah porady. Má byť skôr moderátorom ako lídrom. Členovia tímu by mali z pracovnej porady odchádzať s pocitom, že ich účasť bola dôležitá, ich názor sa cení a z porady si odnášajú informácie, ktoré sú potrebné,“ hovorí Mária Ház, konateľka spoločnosti pre rozvoj manažmentu – Proactiva v Košiciach.

Zloženie účastníkov vyplýva z cieľov a programu porady. Nikdy nie naopak. "Rozdiel je aj medzi riešiteľskou a organizačnou poradou. Na Slovensku sa takmer všetky stretnutia s podriadenými tradične nazývajú organizačnou poradou, aj keď ide o riešenie, projekt, brífing alebo workshop,“ upozorňuje Finkei.

Ako ďalej dopĺňa Mária Ház, rozdiely medzi poradami v slovenských a zahraničných firmách sú skôr v tom, že v zahraničných firmách sa viacej času venuje príprave samotnej porady, informovanosti všetkých zúčastnených a taktiež v tom, že sú často menej formálne.

Príprava je najdôležitejšia

Na poradu sa určite treba pripraviť. "Dĺžka a hĺbka prípravy závisí od toho, či ide o pravidelné stretnutia, alebo ide o poradu na riešenie nejakého zložitejšieho problému. Taktiež ostatní účastníci porady by mali byť včas informovaní o predmete porady a čo sa od nich očakáva,“ dodáva Mária Ház.

K tomuto tvrdeniu sa pripája aj Eugen Finkei, ktorý jednoznačne tvrdí, že príprava tvorí 90 percent úspechu. „Platí to pre vedúceho i zúčastnených. Intuitívne vedené porady nefungujú. Už to totiž nie je vedenie, ale mágia,“ dopĺňa Finkei.

Podľa Márie Ház, vedenie porád je jednou zo zručností manažéra, ktorú by mal ovládať a ktorá mu umožní efektívne využívať tvorivý potenciál svojich podriadených a kolegov. Veľmi dobre sa to dá naučiť prostredníctvom zážitkových tréningov.

"V prípadoch, že ide o riešenie problému, kde má vedúci veľmi vyhranený názor a rád by vedel názory iných, mal by prenechať vedenie porady na niekoho menej zainteresovaného. Vtedy je väčší predpoklad, že účastníci porady vo svojich návrhoch nebudú príliš ovplyvnení opozičným názorom vedúceho,“ radí Mária Ház.

Nejasný program je chybou

Častou príčinou odbočovania od témy je podľa Eugena Finkeiho nejasný a flexibilný program a nepripravenosť vedúceho porady. Hovorí:

"Nie je to ani tak nebezpečné, ako skôr zbytočné.“ Keďže efektivita porád závisí od vedenia a riadenia porady vedúcim, v tom smere by nemal byť rozdiel medzi súkromnou a verejnou sférou. Isté rozdiely však existujú.

"Súkromný sektor núti manažérov brať za svoje rozhodnutia plnú zodpovednosť. Štátny sektor je voči nezodpovednosti benevolentnejší. V štátnej sfére je porada považovaná za základnú časť firemnej kultúry. Ako keby úradník, ktorý chodí z porady na poradu, nebol schopný a kompetentný – preto, čím viac, tým lepšie. V podnikaní je porada chápaná skôr ako nutné zlo. Šikovný podnikateľ využíva všetky príležitosti a porada je tou príležitosťou, ako dobehnúť do cieľa skôr ako konkurencia,“ dodáva na záver Finkei.

Najčastejšie chyby pri vedení porád

  • Častou chybou je napríklad nedostatočná príprava porady, neinformovanosť zúčastnených o predmete porady a čo má byť výsledkom porady.
  • Chybou je, ak porada prebieha vo forme monológu vedúceho porady, nevhodný je direktívny spôsob vedenia porady (z toho vyplýva nižšia motivácia ku kreativite), nevhodné načasovanie, nevhodné priestory.
  • Najväčšou chybou je organizovať porady zo zvyku alebo zotrvačnosti. Nikdy podriadení nebudú mať vedúcich radšej, ako vtedy, keď zrušia pravidelnú poradu a tých niekoľko bodov prerokujú individuálne – ušetria ostatným čas a ukážu, že vedia, o čom je moderné riadenie. Napríklad aj o time–managemente.
  • Ak si manažér buduje na porade iba svoju autoritu, nie je to chyba, ale zločin. Škodí nielen účastníkom, ale najmä firme, pretože plytvá čas a energiu ostatných. A "zarába“ si na medziľudské konflikty.

Ako u vás prebiehajú porady?

Mária Džundová, Obchodná a marketingová riaditeľka TNT Express
Porady sú nevyhnutnou súčasťou riadenia našej firmy. Mávame ich na vertikálnej, horizontálnej aj medzifunkčnej úrovni. Našou snahou je robiť "meetingy“ len v prípade potreby a nezaťažovať pracovníkov zbytočnými poradami. Niekedy organizujeme porady aj mimo firmy, najmä ak preberáme strategické témy, kde je potrebné vložiť kreatívne nápady. Starostlivo vyberáme aj termíny a trvanie porád. Zvyčajne sa konajú v prvej polovici týždňa a čas len zriedka presiahne jednu hodinu. Pri témach, ktoré vyžadujú dlhší čas, organizujeme tzv. workshopy s občerstvením a malými fyzickými aktivitami.

Boris Gandel, hovorca Tatra banky
V našej banke sú viaceré druhy porád. Zásadou je, aby boli čo najkratšie, najúdernejšie a najefektívnejšie. Dbáme na to, aby sme poradami zbytočne nezaťažovali už aj tak dosť vyťažených pracovníkov. Preto sme zaviedli v rámci systému tieto pravidlá: piatky ako dni bez porád, porady sa nesmú začať pred 9. h a skončiť po 18. h. Štandardná dĺžka stretnutia je 30 minút, na každú poradu musí byť vopred stanovená agenda, zaslané k nej relevantné podkladové materiály a každý pracovník má právo odísť z porady po vypršaní času stanoveného na stretnutie.

Sleduj najnovšie články na našom Facebooku
Ponuky zo Zľavy.Pravda.sk